Une réponse claire pour les parents
« Où vont les données de mon enfant ? »
Quand un parent pose la question, voici ce que vous pouvez lui répondre.
- Des renseignements chiffrés, donc illisibles.
- Les renseignements sont codés quand ils circulent sur Internet et quand ils sont conservés : sans accès autorisé, ils restent illisibles. Les plus sensibles, comme un numéro d'identification, sont codés une deuxième fois et cachés à l'écran.
- Gardés au Canada.
- Les fiches des enfants, des familles et du personnel, et leurs documents, sont conservés sur des serveurs de Microsoft situés au Canada.
- Conçu selon la Loi 25.
- La Loi 25 encadre la protection des renseignements personnels au Québec. SOS Educ a été conçu selon ses exigences, et une personne désignée est responsable de la protection des renseignements personnels.
- Renseignements
- Chiffrés
- Accès
- Selon le rôle de chaque personne
Qui a consulté, qui a modifié
- Chaque modification est notée, avec qui l'a faite et quand
- Chaque ouverture de fiche est enregistrée
Transparence totale
Vos questions sur la sécurité
- Où sont stockées mes données ?
- La base de données et les fichiers sont hébergés au Canada (Microsoft Azure, Canada Central). Quelques services peuvent être traités hors du Canada, notamment aux États-Unis : la connexion (Microsoft Entra ID), le paiement de l'abonnement (Stripe), les suggestions d'adresse (Google Maps) et les notifications du navigateur.
- Qui peut accéder aux informations des familles ?
- Vous, les collègues que vous invitez et les parents que vous invitez. Un parent ne voit que la fiche de ses propres enfants. L'équipe SOS Educ n'accède à ces renseignements que pour la maintenance, le soutien ou une obligation légale, et cet accès est réservé à un nombre restreint de personnes.
- Que se passe-t-il si je supprime mon compte ?
- Les enfants, parents et collègues de votre lieu de travail, ainsi que ses documents, photos et logo, sont supprimés définitivement au plus tôt 30 jours après l'annulation de l'abonnement. Votre compte de connexion est désactivé dès la fermeture de votre dernier abonnement. Au moment de fermer votre compte, vous pouvez télécharger une copie de vos données (Excel) directement dans l'application. Vous pouvez aussi, en tout temps, demander la suppression ou une copie de l'ensemble de vos renseignements en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@soseduc.ca.
- Puis-je partager l'accès avec mon équipe en toute sécurité ?
- Oui. Chaque membre de l'équipe a ses propres identifiants et voit seulement ce que son rôle et ses groupes permettent. Si quelqu'un quitte l'équipe, vous retirez son accès en un instant.