Politique de confidentialité
Propriétaires de lieu de travail
Dernière mise à jour : 9 octobre 2026
Qui nous sommes
SOS Educ est une plateforme SaaS de gestion destinée aux services de garde. Vous êtes responsable des renseignements personnels des familles et des employés que vous gérez dans la plateforme. SOS Educ agit comme prestataire technique : nous traitons ces données selon vos instructions et pour faire fonctionner la plateforme, jamais à nos propres fins.
Renseignements recueillis
Nous traitons en votre nom : l'identité et les coordonnées des enfants, de leurs parents ou tuteurs et de leurs contacts d'urgence ; les allergies et les consignes associées ; le journal quotidien ; les contrats de garde et les documents que vous y joignez ; les photos de profil des enfants, des parents et de votre personnel ; le numéro d'identification national des parents lorsque vous le saisissez ; et les coordonnées et le rôle de vos employés. Nous traitons aussi, pour notre propre compte, les renseignements de votre abonnement : compte de facturation et moyen de paiement, ce dernier étant géré par Stripe. Lorsque vous vous inscrivez, nous enregistrons aussi la provenance de votre visite sur notre site et votre progression dans l'inscription, afin de mesurer ce qui amène les lieux de travail à SOS Educ ; ces renseignements ne servent à aucune publicité et ne sont transmis à personne. Nous traitons aussi, pour notre propre compte, le logo de votre lieu de travail, les rapports PDF que vous générez et les notifications qui s'affichent dans l'application. Les commentaires échangés sur un journal de bord, avec leurs photos et documents joints, sont conservés avec ce journal. Si vous utilisez le centre d'aide, vos billets, suggestions et commentaires, avec leurs photos et documents joints, sont conservés par SOS Educ ; une suggestion et ses commentaires sont visibles de tous les usagers, tandis qu'un billet l'est seulement de son auteur, des administrateurs du lieu de travail et de l'équipe de SOS Educ.
Renseignements sensibles
Les allergies et les consignes médicales sont des renseignements sensibles. Avant de les saisir, vous devez obtenir le consentement du parent et en conserver la preuve ; la plateforme ne vérifie pas que ce consentement a été obtenu. Les documents que vous joignez aux contrats peuvent eux aussi contenir des renseignements sensibles, comme une autorisation d'administrer un médicament, une déclaration assermentée ou des pièces justificatives financières. Ils sont visibles par le personnel qui a accès au contrat et par les parents de l'enfant ; ne joignez que ce que vos obligations exigent. Le numéro d'identification national des parents est chiffré (AES-256-GCM) et toujours affiché masqué. Seuls les administrateurs de votre lieu de travail peuvent l'afficher en clair, et chaque affichage est consigné dans nos journaux techniques. Sur demande, nous pouvons vous en fournir un extrait.
Pourquoi nous les recueillons
Ces traitements permettent à votre lieu de travail d'assurer la sécurité des enfants, de communiquer avec les familles, d'administrer les contrats, de gérer votre personnel et ses accès, et de répondre aux exigences des organismes publics. La plateforme n'utilise aucune de ces données à des fins commerciales.
Qui y a accès
Vous attribuez un rôle à chaque membre de votre personnel. Tout le personnel ayant un rôle voit les dossiers des enfants, des parents et les contrats, y compris leurs modalités tarifaires, ainsi que l'historique des modifications. Seuls les administrateurs de votre lieu de travail ont accès à l'abonnement. SOS Educ n'accède à vos données que pour la maintenance, le support ou une obligation légale, et cet accès est réservé à un nombre restreint de personnes. Aucun autre lieu de travail n'a accès à vos données.
Où sont hébergées les données
La base de données et les fichiers sont hébergés au Canada (Microsoft Azure, Canada Central). Nos sous-traitants sont : Microsoft Entra ID (authentification ; nom et courriel conservés dans la zone Amérique du Nord de Microsoft, qui peut inclure les États-Unis) ; Azure Communication Services (invitations, codes de connexion, journaux de bord envoyés aux parents, avis d'abonnement et alertes d'utilisation, par courriel ; données conservées au Canada) ; Stripe (paiement de l'abonnement, traité aux États-Unis) ; Azure Application Insights (journaux techniques, au Canada) ; et Google Maps Platform (suggestions d'adresse : le texte tapé dans un champ d'adresse lui est transmis pendant la saisie, et traité hors du Canada, notamment aux États-Unis). Si vous activez les notifications sur un appareil, elles sont chiffrées puis acheminées par le service de notification de votre navigateur (par exemple Google, Apple ou Mozilla), qui peut se trouver hors du Canada ; nous gardons l'adresse d'abonnement de l'appareil et le type de navigateur jusqu'à ce que vous les désactiviez ou que vous vous déconnectiez. L'interface web est servie depuis les États-Unis, mais aucune donnée personnelle n'y est stockée. Pour l'usage hors connexion, le journal quotidien, la liste des enfants du lieu de travail et leurs renseignements peuvent être gardés temporairement dans le navigateur des appareils de votre personnel ; ils sont effacés à la déconnexion.
Durée de conservation et fermeture de compte
Vos données sont conservées tant que votre compte est actif. Pour que votre lieu de travail soit supprimé, il doit d'abord être vide : plus personne d'autre que vous n'y a accès, et aucune invitation n'y est en attente. Lors de la fermeture, vous pouvez exporter vos données en Excel. Une fois le lieu de travail vide, la suppression définitive a lieu au plus tôt 30 jours après la fermeture ; elle est irréversible et inclut l'historique de votre abonnement. Si vous devez conserver des pièces, par exemple pour vos obligations comptables, faites-le avant la fermeture. Les journaux de bord envoyés par courriel restent dans la boîte de réception des parents et échappent à cette suppression. Le registre des messages envoyés, dont les adresses des destinataires sont chiffrées, est conservé tant que votre compte existe. Les fichiers du lieu de travail (documents de contrat, photos, logo, pièces jointes des commentaires) sont supprimés avec lui. Dès la fermeture de votre dernier abonnement, votre compte de connexion est désactivé.
Vos droits et vos obligations
En tant que responsable, vous devez respecter la loi envers les familles et vos employés, notamment les informer, obtenir les consentements requis et répondre aux demandes d'accès, de rectification et de suppression. Si une demande exige une intervention technique, par exemple la suppression définitive d'un dossier archivé, contactez-nous. Pour vos propres données, vous avez vous aussi des droits d'accès, de rectification, de portabilité (export Excel) et de suppression. En cas de litige, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.
Sécurité
Les mesures en place sont : le chiffrement des communications et des données au repos ; un chiffrement supplémentaire (AES-256-GCM) des numéros d'identification nationaux et des coordonnées ; l'hébergement au Canada ; le contrôle d'accès par rôle ; l'historique horodaté des modifications apportées aux dossiers ; et la journalisation de l'ouverture des fiches des enfants, des parents, des collègues, des contrats et des groupes. En cas d'incident de confidentialité pouvant vous affecter, nous vous en informerons sans délai afin que vous puissiez remplir vos propres obligations de déclaration.
Nous joindre
Pour toute question sur la sécurité des données, sur vos obligations de responsable ou pour exercer vos droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Samuel Anctil-Laroche, à confidentialite@soseduc.ca.